オンラインで社員250名がつながる！Zoomウェビナー開催の「第2期 経営方針発表会議」を振り返ってみた

こんにちは！ライターのカズシです。

2020年は、新型コロナウィルス感染拡大の影響で、生活も働き方においてもニューノーマルと呼ばれる新しいスタイルが広がりつつあります。

コクーでも、社員同士のコミュニケーションの取り方を日々考え、新しいスタイルを模索しています。
今年の７月には、年に一度の全社員参加の『経営方針発表会議』を開催したのですが、密空間に大勢が集まることを避け、初めてのオンラインでの開催となりました。

リアルでは一方向での発信という要素が強かったのですが、オンラインならではのリアルタイムでの双方向のやりとりが可能な「全社員参加型の会議」を目指しました。今回は、そんな新たな試みを、代表の入江、総合司会を務めたITインフラ事業本部 次長の市川、そして総合プロデュースをさせていただいた私（カズシ）の三人で振り返ってみました！

プロフィール

オンライン会議でコミュニケーション

カズシ
コクーの『経営方針発表会議』というと、今まではイベントホールを貸切って、登壇者はステージに立ち、参加者は椅子に座って発表を聞くというスタイルでした。

2019年7月開催の『経営方針発表会議』の様子。全社員に向けてプレゼンする代表の入江

同じく、2019年7月開催の『経営方針発表会議』の様子。

カズシ
それが、今回はZoomのウェビナーで人数を絞った登壇者がソーシャルディスタンスを保ちながら社内の会議室に集まってカメラとマイクの前に立ち、参加者は自宅や現場でPCやスマホの画面越しに参加という新しいスタイルになりました。

2020年7月の『経営方針発表会議』の様子。配信機材を操作するカズシ

入江
オンラインでも一方的な情報発信ではなく、PCやスマホ越しに画面を見ている社員にも参加意識をもって欲しかったから、参加者と「コミュニケーションをとること」は、会議をオンラインでやると決めた時からこだわったよね。

カズシ
はい。ウェビナーは発信者のみの姿が画面に映し出されて、個々の参加者の姿は見えないので、普通に配信だけすると一方向のみの情報発信になってしまうので工夫が必要でした。

市川
新しいことを色々やってみたよね。
例えば、ウェビナーのチャット機能を使って、参加者にもどんどんコメントを送って関わって欲しかったんだけど、冒頭でウェビナーの使い方を説明した時に「試しにチャット機能で“お疲れ様です”と入力してみてください」と言った瞬間、次々と「お疲れ様です」のメッセージが飛んできた時は、鳥肌ものだった！

入江
あれは凄かったよね！
画面の前で参加している社員の姿は見えないから、反応が返ってくると、ちゃんと見てくれてるんだ！参加してくれてるんだ！って初めて実感が沸いた瞬間だったよね。

カズシ
他にもコミュニケーションを取りながら進行するために、部門の発表をパネルディスカッション形式にしたり、画面にワイプやテロップを入れたり、Q＆Aではリアルタイムで質問を受け付けたり、アワード表彰では受賞者に画面に登場してもらってコメントしてもらうというのはこだわってやりました。

配信では資料と発表者、両方が見えるようにワイプを使用

市川
Q＆Aもリアルに参加者とやりとりができたし、アワードで受賞者がコメントしている時には「おめでとう！」のお祝いコメントも飛び交って、仲いい会社だなって改めて思ったよ。

リアルタイムで参加者から送られてくる質問に登壇者が答えた「Q＆A」

入江
実現した背景には、カズシの映像スキルと努力があったんだよね。
カズシには企画から映像編集、音楽制作、機材や進行準備、当日の進行に至るまで全て任せたんだけど何が一番大変だった？

カズシ
いやぁ、全部大変でしたよ！w
話すと長くなりますよ？！

入江
だよねw　いいよ、話して！

カズシ
どれが一番大変だったかというと、やはり配信機材ですね！
音楽機材は知識があったのですが、配信機材については経験がなかったのでかなり勉強しました。

『経営方針発表会議』前の4月に「全体Tsuki-Ichi」で初めてオンラインで実施したのですが、下図の通り、知識もなく、時間もなかったためかなりシンプルな構成になっています。

とりあえず会社のYouTubeアカウントがあったのでYouTubeからライブ配信することに。
配信PCのインカメラを登壇者とスクリーンの方に向けてそのまま流しっぱなし。
この時は想定していませんでしたが、多くの社員が個人のGoogleアカウントでコメントをしてくれていました！

その光景を見て、こういう参加型の充実したオンライン会議をやりたい！と思いました。
7月に今回の『経営方針発表会議』が控えていたのでオンラインで実施することが決まってからかなり勉強しました。

上記の通り３ヶ月で劇的に変わりました！
新規で購入したのは「ATEM Mini」と「SONY HDR-CX680」。
あとは元々あったもの。「コンデンサーマイク」と「YAMAHA AG03」はITインフラ事業本部の教育グループVeXUS（ベクサス）が配信講座用に持っていたので借りました。

まず着目したのが「OBS」と「キャプチャーボード」です。
前回やってみて課題を感じたのが「資料の文字などが見づらい」という点でした。
存在すら知らなかった「OBS（Open Broadcaster Software）」と「OBS-VirtualCam」（OSBの情報をZoomに送るのに必要）。
フリーで使用できるライブ配信ソフトで、資料の全画面表示やPCで表示される様々なものを取り込めるものでした。
OBSを使用するPCはハイスペックでないと安定しないのでMacbook Proを使用。

そうなると外部カメラの映像取り込みが必要となり、キャプチャーボードの導入を検討。
色々な機材を検討しましたが低価格で２カメ取り込めて、プレゼンPCの映像も取り込みたいと考えると「ATEM Mini」一択でした。

しかし、コロナ感染拡大から現在まで「ATEM Mini」は枯渇！！
正規店にも予約入れましたが全く手に入りませんでした。
ところがある日、何気なくAmazonをみていたら「ATEM Mini　残り10点」という文字が飛び込んできたんです！（即ポチッ）

カズシ
隣にいたマッキーと興奮して叫んじゃいましたw
ようやく手に入れてからは検証の日々。

市川
開催前はよくセミナールーム（会議室）に立てこもってたもんな。
機材がすごくてびっくりしたよw

カズシ
市川さん、恐る恐る機材のボタン触ってましたよねw

そして、今回は全社員参加型のオンライン会議を実現させたかったので配信方法はZoomのウェビナー機能（有料アカウント）を選択。
ウェビナーは普通のZoom会議と違ってホストが発言者などを制限でき、QA機能がついています。
これで質疑応答、チャット参加、表彰式の際に受賞者をパネリストに昇格させ、全社員の前に登場してもらうなどの演出が可能に。
検証中に映像と音声がずれていることがわかり、ATEM Software Control機能（アプリミキサー）でディレイを設定し、解決。

あとは毎年恒例のオープニングムービーやアワード表彰ムービーなど問題なく流せるかなど検証し、Zoomの画面＆音声の共有と、OBSからの出力を組み合わせ、ようやく今回の形となりました。（その他、細かい設定は省きます）
また業後で自宅でのオンライン視聴という、集中力が続くか・・・という懸念があったので、各部門の発表をパネルディスカッション形式にしました。どうわかりやすく、そして面白くするかにこだわりましたね。
MC？総合司会？の市川さんとかなり打ち合わせしましたしｗ

新しいコミュニケーションの深化＆進化

入江
そうだよねw　今回、パネルディスカッションを取り入れるにあたり、進行役のMCが必要だったんだけど、やってみてどうだった？

市川
TV番組の収録って、スタジオに観客入れてやってるじゃないですか。あれの意味がわかりました。

カズシ
どういうことですか？？

市川
いや、カメラの前で司会やったわけだけど、画面越しの社員の空気感とか温度感がまったく分からなくて、どういう雰囲気で進めていけばいいのか迷ったよ。

カズシ
ああ、そういうことですか！
TV収録も観客がいて、笑い声とか反応がないとやりにくいってことですねw

市川
初めは手探りで進行して、みんながチャットでメッセージくれるようになってからは反応が分かってやりやすかったね。
あと大変だったのは、各部門の登壇者の発表内容の擦り合わせをしたり、発表内容を頭に入れたり、事前準備には時間がかかったかな。

パネルディスカッションの様子

入江
パネルディスカッションでは、各部門の前期の振り返りから今期の方針までが発表されて、これまでになかった部門間での質問とかコメントがあって、横のつながりも見えたよね。

市川
「女性活躍推進」がキーワードとなる部門が多かったのも印象的だったし、各部門の新しい取り組みも興味深かった！

カズシ
新しい全社的な取り組みとしては「コクー部活動」ですね。

入江
「コクー部活動」も社員間のコミュニケーション活性化の取り組みの一つでこれから楽しみだね。
コミュニケーション活性化といえば、各発表の後には、社員満足を追求する組織「ESG」主催のアメーバ対抗「クイズ大会」と「大喜利」があって盛り上がったね！

「REMOQ」によるクイズ大会の様子

カズシ
「REMOQ」を利用したクイズ大会では、オンラインでつながったチームが「LINE WORKS」なんかを使って、やりとりして回答を導き出したんですけど、回答にもチームの個性が出てましたｗ

市川
乾杯の後で、クイズ大会の頃にはみんなお酒が入ってたのもあるけど、オンラインでも大盛り上がりだった！
自粛生活が続いているから、たまにはこういうのもいいよね。

カズシ
『経営方針発表会議』の後に、社員に今回のオンラインでの開催についてアンケートをとりましたが、「新しい取り組みで新鮮だった」「オンラインでも参加している実感があった」という声が多く、パネルディスカッションやオンラインだからこそのチャットやQ＆Aも好評でした。

市川
やっぱり「リアルで集まりたい」という声はもちろんあるんだけど、社員の人数も250人となった今では、参加しやすいという利点もオンラインにはあるよね。

入江
そういえば、実際にリアルタイムで会議に参加できたのは何人ぐらいだったの？

カズシ
参加者は最高で220人～230人ぐらいでした。

入江
ほぼ全社員！
みんな現場の仕事もある中で本当によく集まってくれたよね。
それは、『経営方針発表会議』を開催する主旨を理解してくれているからだと思っているんだけど、コクーは常駐先勤務の社員が8割以上。社員の帰属意識、当事者意識を高めて成長できる環境をつくるために「Tsuki-Ichi」や『経営方針発表会議』を続けています。参加することで、会社の状況や方針、ビジョンを全社員で共有し、コミュニケーションをとり、その場から刺激を受けて切磋琢磨し、一人ひとりの成長につながって欲しいと思っているんです。

市川
アワードで表彰される社員の活躍を知ることで、「自分も頑張ろう！」ってやる気が出るというのも良く聞くよね。

カズシ
他の社員が何に取り組んだかもそうだし、他の部署の取り組みを知ることで刺激になったり、良い例は取り入れたりもできますよね。

入江
今回、『経営方針発表会議』にもオンラインという新しい形を取り入れ、コミュニケーションにも挑戦しましたが、参加者にフィードバックをもらいながら、今後も色々な形でのコミュニケーションについて、より深化＆進化させていきましょう！

「経営方針発表会議」登壇者

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